Votre tableau de bord de gestion est-t-il "ADEPT"?

Pour qui?

Vous voulez faire un choix plus judicieux sur un système de tableau de bord à utiliser
Vous n’êtes pas aussi épaté ou satisfait de vos tableaux de bord que vous espériez a priori; même avec votre niveau d’expérience, vous n’arrivez pas à mettre le doigt sur les raisons pourquoi c’est ainsi

Le tableau de bord de gestion est un outil d’évaluation/vérification de la performance d’une entreprise ou d’une institution constitué d’indicateurs de performance (KPI ou Key Performance Indicator) à des moments donnés ou sur des périodes données.
À moins que vous ne soyez un expert en gestion avec plusieurs années d’expériences à utiliser des tableaux de bord avec des niveaux de sophistications variés, il peut être bien difficile d’évaluer correctement la qualité d’un tableau de bord. De petites nuances dans le domaine peuvent amener de forts impacts sur la performance de l’outil.
Si vous n’êtes pas encore familier avec les tableaux de bord de gestion, vous voudriez peut-être lire les articles suivant écrit précédemment par mon collègue Normand Béique :

Analogie avec le hockey

Pour évaluer la qualité d’un joueur de hockey, il y a des caractéristiques simples d’évaluation telles la vitesse à laquelle il patine, son accélération, son envergure physique, la force de son lancer ainsi que sa précision, etc.. Ces caractéristiques d’athlétisme et de prouesses physiques, généralement appelées les outils d’un joueur, sont faciles à évaluer et ils contribuent d’une façon importante à améliorer la performance du joueur.
Ce que les fans informels oublient souvent d’évaluer c’est la boîte à outils d’un joueur, la « force du mental », difficile d’évaluation, du joueur. Le hockey de haut niveau est ultra rapide et compétitif; la capacité d’un joueur à prendre les bonnes décisions, sa capacité de se lancer avec ferveur dans les actions entreprises, sa capacité à bien voir les jeux qui sont en train de se créer, sa capacité à prédire où les opportunités vont se présenter, etc., sont autant des facteurs critiques qui peuvent complètement biaiser son évaluation de base pour en faire un joueur performant.

Caractéristiques de tableaux de bord performants

Caractéristiques de base, simples d’évaluation

Les systèmes de tableau de bord modernes possèdent les caractéristiques de base simples d’évaluation suivantes:

Usage de chartes et de gauges graphiques: Ont des outils vous permettant de représenter graphiquement vos données afin de faire des inférences et communiquer
Connections à n’importe quelles sources de données: Si des données utilisables sont disponibles, votre système devrait vous permettre d’y accéder.
Mise-à-jour 100% automatique: Le tableau de bord est beaucoup plus robuste lorsque les mise-à-jour se font sans interventions humaines.
Support pour le ‘temps réel’: Les données de dorment pas, vous devriez avoir accès à une visualisation de vos données ‘live’.
Accès à votre tableau de bord de n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quels de vos appareils.

Caractéristiques dites ADEPT™, difficiles d’évaluation

Grabb dans le cycle de Deming

Veuillez observer où se trouve le tableau de bord ayant les caractéristiques ADEPT™ (bordure vert) dans un cycle de travail/gestion. Donc on voit que le tableau de bord, étant un outil de vérification, est utilisé pour aider à déterminer quelles actions à prendre. La valeur principale d’un tableau de bord provient des actions, petites ou grandes, prises à très court terme à répétitions ou à long terme, que ce soit par un opérateur dans la manufacture ou à la haute direction par le PDG. En d’autres termes, même si vous avez le plus beau tableau de bord au monde, moins votre tableau de bord affecte positivement les actions de vos gens, moins il a de la valeur.
S’il n’y a pas d’impacts positifs sur les actions et comportements de vos gens:

Il n’y aura pas d’impacts sur votre performance.
Il n’y aura pas d’impacts sur votre niveau de compétitivité.
Il n’y aura pas d’impacts sur votre profitabilité à moyen et long terme.

A: « Actionable »/ « Action-oriented »: Le trait d’orientation vers l’action est le but primordial à atteindre et les autres traits décrits plus bas servent à le supporter. Habituellement, pour que les usagers puissent facilement prendre action à l’avant plan, ça prend un système de configuration et de calculs avancés à l’arrière-plan.

E: « Easy »/ « Effortless »: L’usage du tableau de bord ne doit pas nécessiter d’effort.

Plus sur les caractéristiques ADEPT™

A: « Actionable »/ « Action-oriented »: Le trait d’orientation vers l’action est le but primordial à atteindre et les autres traits décrits plus bas servent à le supporter. Habituellement, pour que les usagers puissent facilement prendre action à l’avant plan, ça prend un système de configuration et de calculs avancés à l’arrière-plan. L’orientation vers l’action est caractérisée par les cinq aspects suivants:
a) Fiabilité à 100%:

Fiabilité des données de résultats
Fiabilité des points de références (les alertes sont levées par les écarts entre les résultats et les points de références)
- N.B: Il y a beaucoup de complexités technologiques subtiles sur cet aspect. Par exemple, si votre tableau de bord suit le lancement de vos nouveaux produits ou la performance de vos clients à forts potentiels, il est complètement inutile de se baser sur les ventes de l’année passée. Si vous fixez un objectif de haut niveau pour l’année, les objectifs sont-ils répartis correctement et automatiquement selon la saisonnalité des clients, selon les régions, etc. sur votre tableau de bord!?
Si jamais un doute apparaît, la capacité de n’importe quel employé de double-vérifier jusqu’aux données brutes

b) Au bon moment: les alertes doivent être levées rapidement, en temps-réel ou même mieux avec des alertes anticipées grâce à des algorithmes de prédictions avancés.
c) Capacité de découvrir le pourquoi: le système doit permettre à vos gens de découvrir rapidement, avec aisance et avec les détails requis le ‘pourquoi’ d’une alerte.
d) Capacité de découvrir le comment: le système doit permettre à vos gens de rapidement, et avec aisance, trouver les pistes de solutions et les étapes à faire pour résoudre le problème souligné par une alerte.
e) Accès sans effort par tous les intervenants:

Des petites actions, répétées à plusieurs reprises durant la journée, amène beaucoup de valeurs. À cause de la quantité d’accès, il faut que ça soit sans effort, surtout pour les employés qui ont moins d’aisance avec l’informatique.
Coût abordable pour l’accès par tous les employés (jusqu’au vendeur ou au mécanicien). Beaucoup de systèmes de tableau de bord semblent abordables mais les coûts explosent si vous voulez que la plupart de vos employés y accèdent.

D: « Drill-Down »/ « Dig Deeper »: Si le tableau de bord lève une alarme, il faut qu’un usager puisse en 2 ou 3 clics découvrir le pourquoi. Un système ayant les caractéristiques dites ADEPT devrait aussi indiquer le comment pour résoudre la problématique. Si ça prend un temps et un effort significatif pour creuser plus profondément, s’il faut sortir des rapports et des rapports pour ensuite faire des corrélations, ces actions de découvrir le pourquoi et le comment ne se feront que lors des alarmes les plus sévères. Il sera alors probablement trop tard pour prendre des actions correctives efficaces.

E: « Easy »/ « Effortless »: L’usage du tableau de bord ne doit pas nécessiter d’effort.

Un accès facile et sans effort.
Facile à comprendre grâce à une ergonomie étudiée et intuitive.
Facile à réconcilier avec votre processus de gestion ou le processus de gestion de votre département/industrie. Vous travaillez d’une certaine façon il faut que l’outil soit adapté à votre façon de travailler et non le contraire.

P: « Predictive »/ « Powerful »: Parfois être alerté en temps réel n’est pas suffisant. Il faut être alerté d’avance et agir avant qu’il ne soit trop tard pour changer les choses. Si vous conduisez votre voiture en ville ce n’est pas grave si votre indicateur d’essence vous indique qu’il faut passer à la station d’essence. Si vous êtes dans un environnement compétitif et que vous conduisez une voiture de Formule 1, il est important de savoir qu’il va vous manquer du carburant pour finir la course à moins que vous ne réduisiez l’angle de l’aileron avant de 1%!

T: « Transmittable »/ « Transferable »: La communication de l’information (les objectifs, les atteintes de ces objectifs, les indicateurs de performances qui sont les plus importantes, etc.) est une qualité importante car elle permet la mobilisation et motivation de vos gens. Il faut que tous vos employés qui pourraient bénéficier de l’outil puissent y avoir accès sans contraintes. Il faut faire attention au cas qui arrive souvent, où donner l’accès à quelques employés est faisable mais les coûts explosent lorsque vous voulez donner l’accès à la plupart de vos employés.

Conclusion

J’espère que cet article vous a été informatif et vous aidera à déterminer si un système de tableau de bord possède les caractéristiques dites ADEPT. Il y a plusieurs autres nuances et subtilités sur ce sujet. J’irai plus en profondeur lors d’un prochain article. D’ici là, si vous êtes intéressés à découvrir comment le Grabb® ou les tableaux de bord ADEPT™ pourraient augmenter la performance de votre entreprise ou de votre département, veuillez svp nous contacter afin que l’on puisse organiser une conversation téléphonique.