Avec la période de retour des vacances, il est parfois un peu difficile de reprendre son rythme habituel.  Comme « réchauffement », nous vous proposons un petit article avec des 4 trucs simples pour vous remettre dans le bain.

Truc #1: Les « TODO list »

Faire des listes et:

• Classifiez selon une de ces méthodes:
  • Temporellement selon la méthode ABC: Les tâches à compléter aujourd’hui (A), cette semaine (B) et ce mois-ci (C)
  • Par importance selon la méthode 123 : (U) urgent, (1) important, 2 moyennement et (3) peu.  Vous pouvez également utiliser un code couleur.  Triez votre « TODO » liste quotidienne par ordre d’importance.
• Écrire la tâche selon un format d’action tel verbe d’action/tâche POUR un but /projet et POUR une date.  Par exemple : Téléphoner à Jacques POUR finaliser le projet de tableau de bord POUR le 4 avril 2015.

Si vos tâches sont plus complexes et demandent une coordination entre plusieurs membres d’équipe, nous vous conseillons des outils de gestion de tâches par web tel Producteev (la version gratuite est fort utile).

Truc #2: La technique de la tomate (Pomodoro)

C’est une technique de planification développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses. La méthode a pour principale idée que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle.
La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

1. Décider de la tâche à effectuer
2. Régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes
3. Travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne ou jusqu’à la fin de la tâche
4. Prendre une courte pause (5 minutes)
5. Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes)

Cette technique nous apprend qu’il est difficile de rester longtemps concentrés sur une activité, que nous avons besoin de pauses fréquentes pour recharger nos batteries.
Compilez vos pomodori à chaque jours, e.g. par Excel, peu importe l’heure de début. Ce qui importe, c’est le nombre de pomodori requis pour compléter chaque tâche.
En vous donnant une vue d’ensemble des activités, cette technique permet l’amélioration continue – par exemple, comment faire une tâche en 4 pomodori plutôt que 5?

Truc #3: Organiser votre messagerie

Objectif : zéro courriel dans la boîte de réception
En moyenne les employés de bureau passent plus du quart de leur journée de travail à lire, gérer et répondre à des courriels.  Voici les recommandations pour être plus efficace avec la gestion des courriels:
a) Limitez la consultation quotidienne: Désactivez les alertes.
b) Classifiez vos messages selon un des quatre choix suivants:

• Jeter
• Conserver
• Répondre – si moins de 2 minutes – faites-le tout de suite, sinon déposez dans un dossier <Action>
• Garder pour suivi – déposez dans un dossier <En attente>, <Archives>, ou autres selon des règles automatiques de messageries.

c) Revoyez les dossiers <Action> et  <En attente> à chaque jour.

Truc #4 : Rédiger des courriels percutants

a) Composer vos courriels comme des tweets – de 50 à 75 caractères avec une première phrase comportant les informations essentielles
b) Soigner l’objet des courriels – soyez bref et affichez un objet informatif.  Par exemple:

• < Programme : peux-tu stp corriger les fautes pour jeudi? >
• < Demande d’aide : comment puis-je contacter M. Paul >
• < Pour info : relevé des ateliers du congrès de décembre>
• < Urgence : j’ai besoin de ton texte pour le site Web avant 16hres.>

c) Utiliser ces astuces:

• Recommandez-vous de quelqu’un : < De la part de Christophe Deschamps>
• Accentuez le côté négatif du message: <Problème avec le bilan financier>
• Restez bref: un courriel avec un objet court a plus de chance d’être ouvert

Sur ce je vous souhaite une bonne rentrée!
Inspiré de Xavier Delengaigne – 101 Astuces pour mieux s’organiser