Nous avons chacun différents trucs pour bien gérer notre temps. Car le temps devient de plus en plus une denrée précieuse. Et il est souvent plus facile d’avoir plus d’argent que d’avoir plus de temps!!, Si nous pouvions gagner juste une heure par jour, ce serait déjà un bon départ! Mais comment?
Nous utilisons tous des calendriers, des agendas super performants, remplis à rebord d’activités, des to-do lists et j’en passe, mais malheureusement bien souvent ça ne fait pas encore la job et nous manquons toujours de temps !
Nous désirons être plus efficace mais nous faisons toujours des semaines de 50 heures!! Alors quoi faire?
Débordé de rapports
Dans le courant de nos activités quotidiennes ou hebdomadaires, nous tentons de prioriser le mieux possible les actions à accomplir. Et nous essayons de répartir notre travail de développement des affaires en différentes catégories : du temps de déplacement pour aller voir les clients, du temps de vente active devant le client, du temps de prospection, du temps de résolution de problèmes et finalement du temps pour le travail administratif. Et nous avons toujours l’impression de passer trop de temps administratif à faire des rapports plutôt que de faire de la vente active!!
En fait, nous avons souvent tendance à penser à tort que de faire et refaire ces rapports fait partie intégrante de nos fonctions. De plus, cela nous donne un sentiment de pouvoir contrôler cette information. Nous devenons l’expert Excel !! Nous passons plus de temps devant l’ordinateur que devant le client. Selon une recherche de Proudfoot auprès de plus de 800 entreprises, 31% du temps des représentants (12 hres/sem) se transforme en tâches administratives alors que les dirigeants souhaiteraient qu’ils ne prennent pas plus de 17% (6hres) de leur temps.
Nous perdons un temps fou à questionner les systèmes et à toujours refaire les mêmes rapports et analyses plutôt que de passer ce précieux temps à réfléchir et à agir sur l’entreprise. Imaginez remplacer une seule heure de production de rapports par une heure de réflexion stratégique avec votre équipe de vente !! Il est maintenant temps de passer à un niveau supérieur de gestion, passer en mode Vente 3.0 .
Trop d’administratif
Lors d’une étude parue en novembre 2016 publiée par « Sales Performance International, ‘’Voice of the Sales Force Survey ‘’- sur 565 répondants de la force de vente un total aussi élevé que 78 % des représentants ne feront pas leurs objectifs de l’année !!! Toutefois, 39% des répondants espèrent des investissements dans les technologies en 2017 pour les appuyer dans l’atteinte de leurs objectifs. Avec toute la charge de travail à accomplir pour performer adéquatement, ils n’ont plus assez de temps pour tout vérifier et bien planifier leur travail.
La Solution
Mais revenons à notre question : comment gagner une heure de plus par jour. En fait, la réponse est simple, se lever une heure plus tôt! Blague à part, il y a moyen de sauver des minutes voire des heures en travail administratif – autant pour l’exécutif que celui du représentant – en automatisant la production des rapports de vente. Plus besoin de faire de recherches avancées dans les systèmes et de balancer nos rapports avec ceux du patron pour la prochaine rencontre de vente souvent trop longue et inutile. Il faut privilégier l’automatisation, car ces recherches continuelles ne rajoutent aucune valeur à l’entreprise. Mettez à votre disposition vos chiffres en temps réel, disponibles peu importe où vous vous trouvez et sur n’importe quelle plate-forme et vous sauverez déjà beaucoup de temps.
Lean Management en Temps Réel
Grâce à l’obtention automatisée de l’information en temps réel, l’on peut arriver à un début d’intelligence d’affaires. Le temps que l’on accorde à produire un rapport important et il est déjà périmé ! Tout va très vite, mais l’automatisation vous fera faire le saut numérique nécessaire pour sauver beaucoup d’efforts et passer au niveau supérieur.
Des solutions plus complexes de type Oracle, SAP-Crystal, IBM-Cognos et autres sont sur le marché. Malheureusement, elles ne sont pas nécessairement toujours conviviales et exigent souvent des spécialistes (super user) pour produire les différents rapports et en final, on ne sauve pas nécessairement de temps. Il existe d’autres solutions plus abordables de tableaux de bord comme Tableau, Report, QlickView, Salesforce BI, etc, mais elles vous demandent également une connaissance du logiciel et encore du temps pour construire vos tableaux d’indicateurs-clé. Finalement, il existe une solution toute faite comme le Grabb qui s’installera plus facilement, plus rapidement et plus économiquement. C’est la différence entre acheter du déjà tout assemblé ou du IKEA à assembler. Encore une question d’économie de temps – et d’argent!
Conclusion
Peu importe votre choix, vous devez choisir une solution qui vous fournira une communication de vos indicateurs en temps réel, afin d’amener l’exécutif à un niveau plus élevé d’intelligence d’affaires. Vous sauvez en plus un temps énorme en travail administratif. Il s’agit d’amener chaque représentant, chaque directeur, chaque exécutif à sauver plus d’une heure par jour simplement en évitant de reproduire toujours les mêmes rapports souvent périmés ou erronés. La solution consiste à interfacer les différentes sources de données – CRM, ERP, Système comptable, fichiers Excel, etc. pour centraliser cette connaissance en un seul endroit, la transformer en information intelligente et obtenir en continu une vue de l’état de la situation.
C’est ce qu’on appelle la convergence du savoir!! Et c’est là que vous devez vous diriger!
Gagner une heure par jour… ou levez-vous une heure plus tôt!
Si vous aimeriez en discuter plus longuement, contactez-moi. Nous avons une solution simple et rapide pour vous!
