Commande client
- Courriel
- Feuille de calcul
- Source connectée
Traitement des commandes
Plus de commandes ne devraient pasexiger plus de travail administratif.
Grabb lit les bons de commande, vérifie les clients, produits, prix et règles d’affaires, puis fait avancer les commandes conformes. Votre équipe ne traite que les exceptions.
Pour les marques de biens de consommation, distributeurs et fabricants qui reçoivent encore des commandes B2B par courriel, PDF, feuilles de calcul et autres formats clients. Grabb est un logiciel d’opérations commerciales pour le traitement des commandes.
Gardez votre ERP · Révision humaine au besoin
Quand le volume de commandes commence à croître
Plus de commandes, plus de chances qu’il y ait quelque chose qui cloche.
Chaque client a son propre format, son langage de SKU, ses unités, ses prix et ses habitudes. Quand le volume augmente, le travail pour interpréter et vérifier chaque bon de commande augmente aussi.
Le problème n’est pas de saisir plus vite. C’est de savoir si la commande est juste.
Avant que l’exécution puisse commencer, quelqu’un doit faire assez confiance à la commande pour la traiter. Chaque commande qui attend d’être lue, validée ou corrigée consomme déjà du temps avant même le début de l’exécution.
- Ouvrir la pièce jointe
- Trouver le client
- Interpréter le SKU
- Vérifier caisse vs unité
- Confirmer la quantité
- Valider le prix
- Repérer les doublons
- Saisir la commande
- Corriger ce qui ne correspond pas
Au-delà de la lecture
Lire le bon de commande est la partie simple.Savoir s’il est réellement prêt à être traité demande beaucoup plus.
Extraire « 12 caisses de ABC-123 » n’est utile que si le système sait aussi quel client l’a envoyé, quel SKU interne il vise, ce qu’une caisse contient, quel prix s’applique et si quelque chose semble anormal.
Un extracteur lit
- Texte client
- Numéro de BC
- Texte SKU
- Quantité
- Prix
- Adresse de livraison
Grabb valide
- Bon client
- Correspondance produit interne
- Correspondance SKU spécifique au client
- Conversion unité / caisse / colis
- Prix attendu
- Règles de quantité
- BC en double
- Informations requises
- Règles spécifiques au client
- Approbation / exception
L’extraction crée des données.La validation crée une commande digne de confiance.
Du BC à la commande
Chaque commande passe par plus que l’extraction.
- 1
Courriel / PDF / Feuille de calcul / Source connectée
- 2
Lire la commande
- 3
Identifier le client
- 4
Associer produits + unités
Valider prix + règles d’affaires
- 6
Exception ou approbation si nécessaire
- 7
Commande validée, prête pour l’ERP
- 8
État du traitement
Grabb n’envoie pas l’incertitude en aval.
Les cas conformes avancent. Tout ce qui ne respecte pas les règles configurées est mis en attente pour révision, avec le contexte de la commande déjà préparé.
Conçu pour
- Responsable service client
- Bureau des commandes
- Directeur des opérations
- Opérations des ventes
- COO
- Contrôleur
- Opérations distribution
- Ventes internes
01 · Réception
Laissez les clients commander comme ils le font déjà.
Vos clients ne devraient pas devoir adopter un autre portail fournisseur juste pour simplifier vos opérations.
Grabb récupère les commandes des sources configurées et démarre le flux sans demander aux clients de tout ressaisir.
En B2B, c’est souvent l’acheteur qui décide comment le bon de commande arrive. Grabb adapte le processus côté fournisseur.
Faites en sorte que votre processus s’adapte au client, pas l’inverse.
- Courriel
- Feuille de calcul
- Source de commandes connectée
02 · Compréhension
Le SKU de votre client n’est pas toujours le vôtre.
Les bons de commande sont rédigés dans le langage du client. Votre ERP a besoin du vôtre. Grabb fait le lien avant que la commande avance.
Reconnaissance client
Associer le bon de commande au bon client pour établir le contexte commercial.
Correspondance produit
Associer le code produit du client à votre SKU interne selon les correspondances configurées, pour éviter de réinterpréter le même catalogue à chaque commande.
Unités et colis
Convertir caisses, unités, colis et autres formats configurés dans les quantités attendues par votre ERP, pour éviter qu’une mauvaise quantité avance.
Une commande correctement extraite peut quand même être la mauvaise commande.
L’association s’appuie sur les correspondances configurées pour votre entreprise. Les éléments sans correspondance restent à réviser.
Le client demande : 10 CAISSES
Le système interne attend : 120 UNITÉS
03 · Validation
Avant que la commande atteigne votre ERP, demandez-vous :Est-ce que ça a vraiment du sens?
Grabb vérifie la commande structurée selon les règles et le contexte que votre entreprise utilise pour traiter correctement les commandes. Grabb ne fait pas que lire le bon de commande. Il le valide selon la façon dont votre entreprise fonctionne.
Si la commande respecte les règles, elle avance.
Sinon, la bonne personne reçoit l’exception avec le contexte déjà préparé.
Automatisez la routine. Arrêtez les erreurs avant qu’elles avancent en aval.
- Écart de prix
- SKU inconnu
- Écart caisse / unité
- Information manquante
- BC en double
- Quantité anormale
- Exception spécifique au client
- Approbation requise
04 · Traitement
Les commandes conformes devraient avancer.Les personnes devraient traiter ce qui est vraiment inhabituel.
Quand une commande passe la validation, ou qu’une personne autorisée approuve l’exception, Grabb la prépare pour le flux ERP pris en charge. L’enregistrement dans l’ERP dépend de l’intégration prise en charge, des autorisations et du processus configuré.
Commande conforme
Avance dans le processus de traitement configuré.
Exception
Mise en attente pour révision humaine, avec le problème déjà identifié.
Le but n’est pas d’éliminer les personnes.C’est d’éliminer les interventions inutiles.
- Reçue
- Extraite
- Associée
- Validée
- Approuvée si nécessaire
- Prête pour l’ERP
- Traitée
Système d’action
Votre ERP enregistre la commande.Grabb la prépare pour y entrer correctement.
Votre ERP reste le système de référence. Grabb prend en charge le travail entre le bon de commande client et la transaction validée dont votre ERP a besoin.
Grabb
- 1Lire
- 2Associer
- 3Normaliser
- 4Valider
- 5Approuver / Transmettre
Flux ERP
- Commande validée
- Traitement
- État de la commande
Moins de temps de saisie
Arrêtez de lire et de ressaisir manuellement les commandes de routine.
Moins de corrections
Repérez les écarts avant qu’ils créent du travail en aval.
Traitement plus rapide
Réduisez le temps où les commandes attendent qu’on les interprète.
Croître sans effectifs proportionnels
Laissez le volume augmenter sans ajouter autant de travail manuel au bureau des commandes.
La partie coûteuse de la saisie manuelle, ce n’est pas les frappes.C’est chaque vérification, correction et transfert autour d’elles.
Des commandes en mouvement
Faites croître le volume sans faire croître le bureau des commandes au même rythme.
Laissez les clients commander normalement
Conservez le courriel, le PDF, la feuille de calcul et les canaux de commande pris en charge.
Repérez les erreurs plus tôt
Validez la commande avant que de mauvaises informations avancent en aval.
Réduisez les interventions manuelles
Laissez les commandes conformes avancer pendant que les gens se concentrent sur les exceptions.
Gardez l’ERP propre
Envoyez des commandes validées et approuvées dans les flux pris en charge.
Voyez-le sur vos commandes
Que vérifie encore votre équipe manuellement sur chaque bon de commande?
Apportez-nous une commande client. Voyez ce que Grabb lit, associe, valide et ce qu’il enverrait à votre équipe pour révision.
Les tarifs d’automatisation des commandes sont disponibles sur notre page de tarification.
Voir les tarifsQuestions sur l’automatisation des commandes
Quels formats de commande Grabb peut-il traiter?
Courriel, PDF, feuilles de calcul et sources connectées prises en charge. Contactez-nous pour discuter d’un canal précis.
Grabb ne fait-il que lire les bons de commande?
Non. La lecture n’est que la première étape. Grabb identifie aussi les clients et produits, applique les correspondances de SKU et d’unités configurées, valide les prix et règles d’affaires, détecte les exceptions et prépare des commandes validées pour le processus de traitement pris en charge.
Grabb remplace-t-il notre ERP?
Non. Grabb prépare des commandes validées et prêtes pour l’ERP et fonctionne avec les systèmes que vous utilisez déjà. Votre ERP reste le système de référence.
Que se passe-t-il quand Grabb n’est pas certain?
Grabb met l’exception en attente pour révision humaine avant que la commande avance dans le processus configuré.
Une personne peut-elle approuver une commande?
Oui. L’approbation humaine fait partie du flux quand une commande nécessite une révision, avant d’être marquée prête pour traitement.
Grabb peut-il gérer les SKUs spécifiques aux clients?
Oui. Grabb associe les SKU du client à votre catalogue selon les correspondances configurées. Les produits sans correspondance nécessitent une révision.
Peut-il gérer les unités de mesure?
Oui. Grabb normalise unités, colis et formats selon les correspondances configurées pour votre entreprise.
Grabb valide-t-il les prix?
Oui, lorsque les règles de prix et les données sources nécessaires sont configurées. Les commandes hors de la logique de prix attendue peuvent être transmises pour révision avant traitement.
Grabb peut-il détecter les commandes en double?
Oui. Grabb peut repérer les bons de commande en double avant qu’une même commande client soit traitée deux fois, selon les contrôles de doublons configurés pour votre flux.
Qu’est-ce qu’une commande traitée avec succès?
Une commande est facturable quand Grabb la traite avec succès selon votre flux configuré. Les commandes échouées ou rejetées ne comptent pas comme traitées avec succès.
Que deviennent les commandes échouées?
Les commandes échouées ou rejetées restent disponibles pour révision et correction. Elles ne sont pas facturables comme commandes traitées avec succès.
Combien de temps prend la mise en place?
Le délai dépend de vos sources de commandes, de la complexité du catalogue et de la connexion ERP. Contactez-nous pour les détails d’intégration actuels.