Peut-on automatiser la saisie des commandes dans QuickBooks Desktop? Oui, voici comment.

Oui, il est possible d’automatiser la saisie des commandes dans QuickBooks Desktop sans remplacer votre logiciel comptable. Avec une solution comme Grabb, les bons de commande reçus par courriel, en PDF ou en Excel peuvent être lus, associés à vos produits, validés selon vos règles d’affaires, puis transmis à QuickBooks Desktop.

Votre équipe n’a plus à tout saisir manuellement. Elle peut se concentrer sur les commandes qui nécessitent réellement une vérification.

Comment automatiser les commandes dans QuickBooks Desktop?

QuickBooks Desktop permet de communiquer avec des applications externes grâce au QuickBooks Web Connector, un outil qui établit une connexion entre votre logiciel comptable et une application Web compatible.

Grabb utilise cette connexion pour récupérer les informations nécessaires sur vos clients, vos produits et vos transactions, puis les rendre accessibles dans un bureau des commandes en ligne.

Lorsqu’un nouveau bon de commande arrive, Grabb en lit le contenu, reconnaît le client et cherche les correspondances entre les codes de produits du client et vos SKU internes. Le système vérifie ensuite les informations selon les règles configurées pour votre entreprise.

Si un produit ne correspond pas, qu’une information manque ou qu’une quantité semble incorrecte, votre équipe peut consulter le document original directement à côté des informations extraites, apporter la correction nécessaire et approuver la commande.

Une fois validée, la commande peut être créée dans QuickBooks Desktop au moyen de l’intégration configurée.

QuickBooks conserve son rôle de système comptable et de référence pour les transactions et les prix. Grabb prend en charge le travail nécessaire pour préparer les commandes avant leur enregistrement.

Combien de temps peut-on gagner en automatisant la saisie des commandes?

Prenons l’exemple d’un fabricant qui reçoit 400 bons de commande par semaine.

Si chaque commande demande seulement cinq minutes de saisie et de vérification manuelles, ça représente plus de 33 heures de travail par semaine, soit environ 1 733 heures par année.

400 commandes × 5 minutes = 33,3 heures de travail par semaine.

Ce n’est pas une promesse d’économiser toutes ces heures. Certaines commandes nécessiteront toujours une intervention, une correction ou une approbation.

Mais le potentiel est important.

Avec l’automatisation, les commandes courantes peuvent avancer sans que chaque ligne soit ressaisie manuellement. Les employés consacrent davantage de temps aux exceptions, au service client et à la coordination des commandes à livrer.

L’objectif n’est pas nécessairement de réduire l’équipe. C’est de lui permettre de traiter davantage de commandes sans augmenter les effectifs au même rythme que le volume.

Et lorsqu’on considère le temps de saisie, les vérifications répétitives et les corrections évitées, la valeur peut dépasser largement le simple coût d’entrée d’une commande.

Faut-il migrer vers QuickBooks Online pour automatiser les commandes?

Non. Vous pouvez conserver une version compatible de QuickBooks Desktop et y connecter un bureau des commandes accessible sur le Web.

Vous n’avez donc pas besoin de migrer vers QuickBooks Online simplement pour automatiser la réception et la préparation de vos commandes clients.

L’intégration nécessite une configuration initiale, les autorisations appropriées et un connecteur local fonctionnel. La synchronisation s’effectue selon la fréquence configurée, et non nécessairement en temps réel.

Une fois l’environnement connecté, plusieurs employés peuvent travailler dans Grabb pour consulter les commandes reçues, vérifier les informations et gérer les exceptions, sans devoir effectuer toute la saisie dans l’interface de QuickBooks Desktop.

Pour les fabricants et distributeurs qui utilisent QuickBooks depuis des années, c’est une distinction importante.

Vous pouvez moderniser le traitement de vos commandes sans remplacer le système sur lequel repose déjà votre entreprise.

Que se passe-t-il lorsqu’une commande contient une erreur?

Automatiser les commandes ne signifie pas accepter aveuglément toutes les informations reçues.

Un client peut utiliser ses propres numéros de produits, une description différente de la vôtre ou une unité de mesure qui ne correspond pas à celle de votre catalogue. Un bon de commande peut aussi être envoyé deux fois ou contenir des informations manquantes.

Grabb utilise les correspondances de produits et les règles d’affaires configurées pour vérifier ces situations.

Lorsqu’une information est incertaine ou qu’une commande ne respecte pas les règles prévues, le système signale l’exception pour qu’une personne puisse la vérifier avant de poursuivre.

Votre équipe garde donc le contrôle des décisions importantes, pendant que les commandes conformes avancent dans le processus prévu.

C’est ce qui distingue une simple lecture automatisée de PDF d’un véritable processus de traitement des commandes.

Commencez avec les commandes que vous recevez déjà

Grabb est un logiciel d’opérations commerciales conçu pour les marques CPG, les distributeurs et les fabricants.

Son bureau des commandes permet d’automatiser le travail répétitif lié à la réception, à l’interprétation et à la validation des bons de commande, tout en conservant QuickBooks et les autres systèmes déjà en place.

Vos clients peuvent continuer à vous envoyer leurs commandes comme ils le font aujourd’hui.

C’est votre façon de les traiter qui change.

Vous utilisez QuickBooks Desktop et saisissez encore manuellement les commandes reçues par courriel ou PDF?

Découvrez l’automatisation des commandes avec Grabb.

Présentez-nous quelques bons de commande de vos clients. Nous pourrons vous montrer comment Grabb les lit, associe les produits, vérifie les informations et prépare les transactions pour QuickBooks Desktop.